Tài liệu TÌM HIỂU ĐÀM PHÁN ppt

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "Tài liệu TÌM HIỂU ĐÀM PHÁN ppt": http://123doc.vn/document/1036279-tai-lieu-tim-hieu-dam-phan-ppt.htm

www.ebook.edu.vn
• Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác đàm phán là
không quan trọng: nếu đối tác đàm phán không phải là một khách hàng
quan trọng hay giao dịch chỉ diễn ra một lần, có thể bạn không cần phải
quan tâm nhiều đến việc tìm những giải pháp nhằm thoả mãn lợi ích
của cả hai bên.

1.1.3 Các kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích
Đàm phán là quá trình các bên cùng nhau tìm cách hoá giải những xung đột
lợi ích. Để quá trình đàm phán gặt hái kết qủa tốt đẹp, các bên cần áp dụng những
cách thức xử lý xung đột hợp lý. Dưới đây là năm kỹ thuật xử lý xung đột thường
gặp:

 Lảng tránh: cố ý không đề cập đến một xung đột một lợi ích nào đó để
hạn chế ảnh hưởng của nó.

 Cạnh tranh: nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công
lợi ích của đối tác đàm phán, không chấp nhận nhượng bộ

 Nhượng bộ: chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng
cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân

 Thoả hiệp: các bên đàm phán cùng chấp nhận giảm bớt một phần lợi
ích của bản thâm

 Hợp tác: các bên đàm phán tìm cách để bảo đảm lợi ích của nhau một
cách tốt nhất

Các kỹ thuật xử lý xung đột đều có những ưu điểm và nhược điểm. Sử dụng
kỹ thuật nào phải tuỳ thuộc vào tình chất cũng như bối cảnh cụ thể của xung đột.

- Lảng tránh phù hợp với những xung đột lợi ích nhỏ, lợi ích đó không phải là
một mục tiêu quan trọng. Lảng tránh cũng thích hợp với những xung đột mà bạn
cho rằng lợi ích đem lại không đủ bù đắp chi phí để giải quyết (thời gian, công sức,
mối quan hệ,…) hay những xung đột mà bạn biết là không thể giải quyết được.

www.ebook.edu.vn
- Cạnh tranh dễ gây ra bế tắc, không giải quyết được vấn đề hoặc ảnh hưởng
xấu đến mối quan hệ lâu dài. Nên sử dụng chiến thuật cạnh tranh một cách thận
trọng. Bạn có thể sử dụng chiến thuật này trong những trường hợp “tự vệ” khi đối
tác muốn khai thác những điểm yếu của bạn để gây sức ép và lợi ích đó rất quan
trong
đối với bạn.
- Nhượng bộ là cách ứng xử tốt nhất khi bạn nhận ra rằng xung đột đó đang
tạo ra một trở ngại không thể vượt qua được và nó có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm
phán. Nhượng bộ là cần thiết khi bạn biết rằng yêu cầu của mình có phần không
hợp lý. Nhượng bộ cũng phù hợp khi bạn muốn giảm căng thẳng cho cuộc đàm
phán và khi xung đột đó không nghiêm trọng

- Thoả hiệp được sử dụng để giải quyết những xung đột lợi ích do mục tiêu
của các bên hoàn toàn đối lập. Khi đó các bên phải tìm ra một điểm để trung hoà lợi
ích. Có lẽ thoả hiệp là cách tốt nhất cho những cuộc thương lượng về giá cả.

- Hợp tác thường phù hợp với những xung đột lợi ích phức tạp, lợi ích đó có ý
nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên. Hợp tác đòi hỏi sự cam kết của tất cả các
bên liên quan và thời gian để tìm kiếm giải pháp.

Các bên đàm phán thường có nhiều mục tiêu và vì thế có nhiều xung đột lợi
ích. Thoả mãn tất cả các lợi ích dường như là một điều quá lý tưởng. Các bên cần
xác định mục tiêu nào là quan trọng và mục tiêu nào có thể hy sinh, nhờ đó có thể
sử dụng linh hoạt các kỹ thuật xử lý xung đột khác nhau. Có những lợi ích phải kiên
quyết bảo vệ, có những lợi ích có thể nhượng bộ. Có như vậy đàm phán m
ới có thể
thành công được.

1.1.4 Các giai đoạn của một cuộc đàm phán
Một cuộc đàm phán thường bao gồm 5 giai đoạn cơ bản sau:
 Chuẩn bị: trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định
rõ mục tiêu của mình dựa trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và
những gì mình thực sự cần. Sau đó, các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin
cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm
www.ebook.edu.vn
phán. Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn
chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian,
lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, chuẩn bị tài liệu.

 Trao đổi thông tin: trong giai đoạn này, các bên đàm phán trao đổi thông
tin liên quan đến tình huống đàm phán, xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau,
thăm dò xem đối tác quan tâm đến điều gì và dự đoán kết quả đàm phán.
Giai đoạn này đòi hỏi những người đàm phán phải có kỹ năng lắng nghe
và quan sát đối tác tốt. Trong giai đoạn này, những người đàm phán cũng
cần suy nghĩ một cách linh hoạt.

 Đưa ra đề nghị: đây là giai đoạn mà các bên đàm phán đưa ra đề nghị để
thăm dò phản ứng của đối tác. Những người đàm phán sẽ đặt câu hỏi để
làm rõ đề nghị của đối tác, tóm tắt những thông tin đã nhận được và đáp lại
bằng một đề nghị phù hợp với nhu cầu của đối tác. Giai đạon này có vai
trò tạo bối cảnh cho việc thươ
ng lượng diễn ra sau đó.
 Thương lượng: các bên xem xét lý lẽ và kết quả mà đối tác mong muốn
trong tương quan với kết quả mà mình mong muốn. Giai đoạn này cũng
diễn ra việc trao đổi lợi ích, một bên đề nghị các bên kia đáp ứng nhu cầu
của mình và đổi lại họ sẽ đáp ứng nhu cầu của các bên kia – “Nếu
ông…chúng tôi sẽ…và chúng ta sẽ đạt được thoả thuận”.

 Kết thúc: trong gian đoạn thương lượng, các bên đã thống nhất được với
nahu về những vấn đề chính, trong giai đoạn này các bên sẽ tổng kết lại
toàn bộ những kết quả đã đạt được và tìm cách giải quyết một số vấn đề
vướng mắc còn lại. Sau đó, một bên đàm phán sẽ đưa ra đề nghị cuối cùng.
Nếu đề nghị cuối cùng
được chấp thuận, các bên tiến hành ký kết hợp
đồng. Ngược lại, cuộc đàm phán kết thúc mà không đạt được thoả thuận
nào.

TÓM TẮT
www.ebook.edu.vn
• Mặc dù mâu thuẫn lập trường có vẻ như là điểm khởi đầu của các cuộc
đàm phán. Lý do thúc đẩy người ta tìm đến với các cuộc đàm phán chính
là để tìm cách thoả mãn nhu cầu nào đó một cách tốt nhất

• Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi
ích xung đột, cùng nhau tìm ra và thống nhất một giải pháp để giải quyết
vấn đề

• Cùng có lợi là yếu tố cốt lõi của đàm phán. Thoả thuận đạt được thông qua
đàm phán ít nhiều đều phải mang lại lợi ích cho các bên có liên quan

• Đàm phán trên lập trường chỉ tập trung giải quyết mâu thuẫn lập trường
trong khi đàm phán trên lợi ích tập trung tìm kiếm giải pháp thoả mãn
những nhu cầu thực sự của các bên. Đàm phán trên lợi ích vì thế tập trung
tìm hiểu nhu cầu thực sự của các bên đằng sau lập trường của họ.

• Năm kỹ thuật xử lý xung đột cơ bản là lảng tránh, cạnh tranh, nhượng bộ,
thoả hiệp và hợp tác. Các kỹ thuật này cần được sử dụng một cách linh
hoạt trong quá trình đàm phán, tuỳ thuộc vào bối cảnh đàm phán và bản
chất của mỗi xung đột lợi ích.

• Một cuộc đàm phán thường bao gồm 5 giai đoạn cơ bản là chuẩn bị, trao
đổi thông tin, đưa ra đề nghị, thương lượng và kết thúc.


www.ebook.edu.vn
CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
MỤC ĐÍCH
Sau khi học xong phần này bạn sẽ:
1. Xác định được các mục tiêu đàm phán một cách rõ ràng
2. Liệt kê được các thông tin cần tìm hiểu về đối tác đàm phán và cách thu
thập các thông tin đó.

3. Nhận biết được một số chiến thuật đàm phán thường sử dụng
4. Mô tả được cách thành lập một đoàn đàm phán và các vai trò khác nhau
của những người tham gia đàm phán

2.1 Vì sao đàm phán không thành công?
Đàm phán thường thất bại vì các nguyên nhân sau:
• Đặt mục tiêu không khả thi
• Xác định sai mục tiêu
• Mất định hướng trong quá trình đàm phán
• Không có hoặc thiếu thông tin về đối tác đàm phán
• Thiếu thông tin cần thiết
Có thể có nhiều nguyên nhân khác nữa, nhưng hẳn bạn cũng đồng ý rằng một
nguyên nhân cơ bản nhất là người đàm phán chưa chuẩn bị chu đáo cho cuộc đàm
phán.

Điều kiện cần cho cuộc đàm phán thành công là chuẩn bị. Nếu bạn có nhiều
thông tin hơn đối tác đàm phán, bạn có nhiều cơ hội đạt mục tiêu hơn. Trước khi
ngồi vào bàn đàm phán, bạn cần:

www.ebook.edu.vn
• Xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì?
• Tìm hiểu thông tin
• Xác định phương án thay thế tốt nhất cho đàm phán
• Nắm bắt được thông tin cần thiết về đối tác đàm phán
• Chuẩn bị được một chiến lược đàm phán rõ rang với các chiến thuật cụ
thể

• Xác định được nơi đàm phán phù hợp
• Chuẩn bị chương trình đàm phán chi tiết

2.2 Xác định mục tiêu
Do công việc kinh doanh phát triển nhanh, công ty tư vấn Phương Chi dự
định sẽ mở rộng quy mô hoạt động vào đầu năm tới. Việc mở rộng quy mô đòi hỏi
công ty phải có văn phòng rộng rãi hơn. Hương được giao nhiệm vụ tìm thuê một
văn phòng khác.

Nếu bạn là Hương, bạn sẽ làm gì để thực hiện nhiệm vụ này?. Có thể bạn cho
rằng Hương cần lậ danh sách những đơn vị cho thuê văn phòng, tìm hiểu thị trường,
thăm dò giá cả, tìm kiếm đối tác đàm phán…

Đó là những việc mà Hương sẽ phải làm, nhưng trước tiên Hương cần hiểu
rõ nhu cầu của công ty. Không hiểu rõ nhu cầu, người đàm phán sẽ không có định
hướng cho việc tìm kiếm. Hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định
mục tiêu đàm phán.

2.2.1 Xác định nhu cầu
Chúng ta đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó. Vì vậy, người đàm
phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Trên thực tế, chúng ta thường hay bị lẫn lộn
www.ebook.edu.vn
giữa những điều mình cần với những điều mình muốn. Cách đơn giản nhất để phân
biệt nhu cầu thực sự với những mong muốn là đặt câu hỏi “Tại sao?”. Hỹa tự hỏi tại
sao bạn mong muốn một kết quả cụ thể nào đó và đánh giá xem lý do đó có liên
quan đến nhu cầu thực sự như thế nào?

Trở lại tình huống đi thuê văn phòng của công ty Phương Chi, giám đốc cho
Hương biết ông cần một văn phòng rộng khoảng 200m2, nằm ở trung tâm trong
vòng bán kính 2 km, có thang máy, hợp đồng 5 nă, có chỗ để xe cho khoảng 50
nhân viên và khách hàng, giá thuê khoảng 2.000USD/tháng. Tìm hiểu lý do của
những yêu cầu này, Hương xác định được nhu cầu thực sự của công ty như sau:

Mong muốn Nhu cầu
Diện tích 200m2 - Đáp ứng nhu cầu hiện tại đồng thời chuẩn
bị cho nhu cầu phát triển trong 5 năm tới

- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
Vị trí: Trung tâm, bán kính 2 km Thuận tiện cho khách hàng
Có thang máy Thuận tiện cho khách hàng
Hợp đồng 5 năm
- Ổn định
- Tiết kiệm chi phí
Có chỗ để xe cho 50 nhân viên
và khách hàng

- Thuận tiện cho khách hàng
- Thuận tiện cho nhân viên
Giá thuê 2.000USD/tháng Tiết kiệm chi phí
Nhận mặt bằng trước tháng 10 Ước tính cần có 2 tháng để trang trí nội thất
cho văn phòng mới. Công ty phải chuyển
sang văn phòng mới vào đầu năm tới

Hiểu đúng nhu cầu thực sự sẽ giúp việc tìm kiếm văn phòng của Hương dễ
dàng hơn nhiều vì Hương có thể linh hoạt hơn. Thay vì đi tìm văn phòng đáp ứng
tất cả những yêu cầu trên, cô có thể cân nhắc một văn phòng không đáp ứng điều
kiện về chỗ để xe nếu văn phòng đó nằm cạnh một bãi giữ xe công cộng lớn (vì cả
hai ph
ương án đều đảm bảo đáp ứng nhu cầu “thuận tiện cho khách hàng và cho
www.ebook.edu.vn
nhân viên”) hoặc một toà nhà không có thang máy nếu mặt bằng thuê nằm ở tầng
trệt

Tóm lại, xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán:
• Không mất định hướng trong quá trình đàm phán
• Linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu
2.2.2 Xác định các phạm vi đàm phán
Thật là lý tưởng nếu tất cả các mong muốn đều được đáp ứng. Tuy nhiên,
trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi những mong
muốn của đối tác đàm phán. Đàm phán là quá trình thương lượng và trao đổi lợi ích:
bên A đáp ứng mong muốn của bên B để đổi lại bên B sẽ đáp ứng mong muốn của
bên A. Bạn cần chuẩn bị để trao đổi.

Chuẩn bị trao đổi nghĩa là bạn phải xác định được mức độ nhượng bộ trong
mỗi mong muốn và những mong muốn nào bạn có thể hy sinh, những mong muốn
nào thì không. Để làm được điều đó, bạn cần:

• Xác định phạm vi cho các mong muốn của mình
• Phân loại các mong muốn
Xác định phạm vi cho các mong muốn là xác định giới hạn trên và giới hạn dưới.
Bạn sẽ ngưng đàm phán nếu vượt qua giới hạn đó. Mong muốn về văn phòng mới
của công ty Phương Chi có thể được thể hiện như sau:

Mong muốn Tối thiểu Lý tưởng Tối đa
Diện tích 180 m2 200m2 220m2
Vị trí Cách trung tâm
bán kính 4km

Cách trung tâm bán
kính 2km


Có thang máy Không có thang
máy thì văn phòng
Có thang máy
www.ebook.edu.vn
phải ở lầu 1
Thời hạn hợp đồng 3 năm 5 năm 10 năm
Chỗ để xe Không có, nhưng
gần bãi xe công
cộng

50
Giá thuê 2.000USD/tháng 2.200USD/tháng
Thời gian nhận
mặt bằng

Giữa tháng 10 Tháng 10 Tháng 8
Các mong muốn có thể được chia làm 3 loại:
• Thiết yếu: những mong muốn nhất định phải được đáp ứng
• Quan trọng: những mong muốn cần được đáp ứng
• Có thì tốt: những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng
nhiều

Hiểu rõ lý do của các mong muốn sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại được các
mong muốn. Công ty Phương Chi đã phân loại các yêu cầu như sau:

Thiết yếu  Diện tích
 Thời điểm bàn giao mặt bằng
 Thời hạn thuê hợp đồng
Quan trọng
 Giá thuê
 Vị trí
Có thì tốt
 Có thang máy
 Có chỗ đậu xe cho nhân viên và khách hàng
Các yêu cầu đặt ra cũng như việc phân loại tầm quan trọng của mỗi yêu cầu
sẽ rất khác nhau với các doanh nghiệp khác nhau. Đối tác đàm phán của bạn cũng
www.ebook.edu.vn
có những yêu cầu và cũng phân loại chúng. Yêu cầu của người có văn phòng cho
thuê có thể như sau:

Thiết yếu
 Đạt được thỏa thuận giá cho thuê tối đa
 Thỏa thuận lại giá thuê hàng năm
 Lĩnh vực kinh doanh của khách hàng phù hợp
Quan trọng
 Báo trước 6 tháng nếu thanh lý hợp đồng trước thời hạn

Hợp đồng thuê dài hạn
Có thì tốt  Thanh toán vào đầu tháng
Như vậy, mục tiêu của Hương là tìm thuê văn phòng với những điều kiện
sau:

Mong muốn Tối thiểu Lý tưởng Tối đa
Diện tích 180 m2 200m2 220m2
Thời gian nhận
mặt bằng

Giữa tháng 10 Tháng 10 Tháng 8
Thời hạn hợp đồng 3 năm 5 năm 10 năm
Giá thuê 2.000USD/tháng 2.200USD/tháng
Vị trí Cách trung tâm
bán kính 4km

Cách trung tâm bán
kính 2km


Có thang máy Không có thang
máy thì văn phòng
phải ở lầu 1

Có thang máy
Chỗ để xe Không có, nhưng
gần bãi xe công
cộng

50
Bây giờ, Hương đã có một mục tiêu cụ thể, nhưng mục tiêu đó xuất phát từ
nhu cầu của công ty, nó có thể không khả thi. Hương cần phải đặt chúng trong bối