Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 5
2. Mở bảng tính đ có trên đĩa
Chọn biểu tợng Open hoặc mục File, Open. Xuất hiện hộp thoại Open
với danh sách các bảng tính trong khung File Name đợc xếp theo thứ tự
A,B,C. Ta chọn tệp cần thiết rồi chọn OK. Nếu bảng tính ta cần lại ở trên
đĩa khác hoặc th mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp tại th mục
cần thiết của khung Directories
Excel còn có cách mở bảng tính khác: chọn mục File, xuất hiện Menu
dọc với danh sách 4
*
bảng tính mới làm gần nhất ở phía dới. Ta chọn tệp
cần thiết từ danh sách này. Danh sách các bảng tính này có thể nhiều hơn
tuỳ thuộc vào ngời cài đặt.
3. Đóng bảng tính
Trớc khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp
lên đĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục F
ile, Close. Nếu quên
cha ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi :
Do you want to save change to <FileName>. XLS ?
Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho
bảng tính.
4. Chèn thêm 1 bảng tính
- Insert / Worksheet, hoặc
- Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau đây
chúng ta quy ớc gọi thao tác này là [Menu tắt], chọn Insert Worksheet
5. Xoá bớt 1 bảng tính
- Edit, Delete Sheet, hoặc
- [Menu tắt], Delete sheet
6. Đổi tên bảng tính
- Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy ớc
gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên hoặc Format / Sheet / Rename hoặc
[Menu tắt], Rename
- Gõ vào tên mới,
hoặc OK
7. Sao chép / Chuyển 1 bảng tính
Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet
khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ đợc chuyển đi.
Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trớc
bảng tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào
Creat a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không chuyển nó.
*
Con số này có thể khác, tuỳ thuộc vào việc chọn Tools, Options, Recently Used Files
List
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 6
Chỉ dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không
thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc).
8. Tách bảng tính
Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính
Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó
tại vị trí cần tách.
Cách 2: Đa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Split. Sau đó
để bỏ tách chọn Window / Remove Split
Cách 3: Đa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes.
Sau đó để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes
9. ẩn và hiện lại 1 bảng tính
- Chọn Format, Sheet, Hide để ản bảng tính
- Để hiện lại bảng tính Format, Sheet, Unhide
10. Bảo vệ bảng tính
Để những thiết lập về Bảo vệ và che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng,
cần bảo vệ bảng tính. Cách làm nh sau :
- Tool / Protection
- Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ
tập bảng tính.
- Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password. 2 lần gõ phải giống nhau
và lu ý rằng mật khẩu trong Excel phân biệt chữ hoa với chữ thờng !
- Để bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay
Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập
nhật đợc bảng tính.
11. Chọn nhiều bảng tính
a. Liền kề : Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi nháy chuột
vào thẻ tên cuối
b. Cách nhau : Giữ Ctrl trong khi lần lợt nháy chuột vào các thẻ tên
c. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào : giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào
thẻ tên của bảng tính đó
IIi. Xử lý dữ liệu trong bảng tính
1. Các kiểu dữ liệu
Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ
thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô đợc phân ra
nh sau :
a - Dạng chuỗi (Text)
- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 7
- Những dữ liệu chuỗi dạng số nh : số điện thoại, số nhà, mã số, .v.v.
khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính
toán.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đợc căn sang trái ô.
b - Dạng số (Number)
Bắt đầu bởi : - Các số từ 0 đến 9.
- Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc một dấu đơn vị tiền khác tuỳ
thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows).
- Theo mặc định, dữ liệu dạng số đợc căn sang phải ô.
c - Dạng công thức (Formulas)
Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn
công thức nhập vào chỉ
thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó đợc thể hiện trong ô.
Nếu thấy : Có thể là do :
##### : Cột quá hẹp
#DIV/0! : Chia cho 0
#NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác định
(tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả)
#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong
danh sách
#VALUE! : Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ : lấy số chia cho ký
tự hoặc ngày tháng)
d - Dạng Ngày (Date), giờ (Time)
Trong cách trình bày dới đây :
DD là 2 con số chỉ Ngày
MM là 2 con số chỉ Tháng
YY là 2 con số chỉ Năm
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc
đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế
kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta
gõ vào 09/27/04. Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang
dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu kiểu này để
tính toán.
Có thể nhập ngày bằng cách :
- nhập hàm =DATE(YY,MM,DD), đây là cách nhập ngày tốt nhất.
- sau đó chọn Format, Cells, Number, Date và chọn dạng thể hiện
ngày ở khung bên phải.
Đặc biệt : Ctrl + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống
Ctrl + Shift + ; cho Giờ hệ thống
- Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng đợc căn sang phải ô.
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 8
2. Các toán tử trong công thức
a - Toán tử số
+ cộng - trừ
* nhân (ví dụ = 10*50 cho kết quả 500)
/ chia = 126/3 42
^ luỹ thừa = 5^2 25
% phần trăm = 50%*600 300
Thứ tự u tiên của các phép toán nh sau : luỹ thừa trớc rồi đến nhân
chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức u tiên (nh
nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự u
tiên, dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ đợc
thực hiện trớc. Ví dụ: các ô A1, B1, C1 chứa các số 2,3, 4, nếu trong ô D1 gõ
=A1+B1*C1 sẽ đợc kết quả 14, gõ =(A1+B1)*C1 sẽ đợc kết quả 20.
b - Toán tử chuỗi
& Nối chuỗi ="Tin "&"hoc" Tin học
c - Toán tử so sánh
> lớn hơn >= lớn hơn hoặc bằng < > khác
< nhỏ hơn <= nhỏ hơn hoặc bằng
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai). Ví dụ,
trong ô A1 đang có số 26, ô B1 có số -125. Nếu tại ô C1 gõ công thức
= A1>B1 sẽ nhận đợc kết quả TRUE
= A1<=B1 sẽ nhận đợc kết quả FALSE, v.v
3. Nhập dữ liệu
a - Dữ liệu bất kỳ
- Đa con trỏ ô về ô cần thiết.
- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức.
- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau :
ấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dới.
ấn một phím mũi tên để đa con trỏ ô sang ô cần thiết, ví dụ ấn phím
sẽ đa con trỏ ô sang bên phải.
Chọn nút Z (màu xanh lá cây) trên thanh công thức.
Trỏ chuột vào ô cần tới, ấn nút trái.
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 9
Có thể dùng miền nhập dữ liệu
sau đây:
Giả sử cần nhập 2 cột :
Dũng 200
Vân 300
Khoa 150
Tuấn 180
Hà 250
vào các ô A1: B5. Ta làm theo các bớc
sau :
- Đánh dấu khối miền A1:B5 (xem trang 13 về cách đánh dấu khối)
- Để nhập theo từng hàng, ấn phím Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô.
- Để nhập theo từng cột, ấn phím sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô.
Hớng dịch chuyển của ô nhập dữ liệu khi ấn Tab hoặc :
A B A B
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
ấn Tab
ấn
b. Dữ liệu trong các ô giống nhau :
- Đánh dấu khối miền cần điền dữ liệu (ví dụ A1:B5)
- Gõ vào dữ liệu (ví dụ số 2000)
- Kết thúc việc nhập bằng cách ấn phím Ctrl + .
Kết quả là : miền A1:B5 sẽ đợc điền kín bởi số 2000
c. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật
Chuỗi số với bớc nhảy là 1:
- Đa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để
đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1.
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl
trong khi kéo và thả chuột tại ô cuối của miền (từ đây về sau ta gọi
thao tác này là điền tự động (AutoFill)). Kết quả ta đợc chuỗi số 1,
2, 3,
Chuỗi số với bớc nhảy bất kỳ:
- Đa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có
chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó.
- Về ô dới (hoặc bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ 4.
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 10
- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu +
màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.
A B
1 2
2 4
3
4
5
6
7
Chuỗi Ngày tháng tăng :
- Đa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu.
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu +, bấm giữ nút phải, kéo
thả tại ô cuối miền.
- Trong menu tắt chọn :
Fill Days : để tăng 1 ngày (ví dụ : 15/04/1999, 16/04/1999, 17/04/1999)
Fill Months : để tăng 1 tháng (ví dụ : 15/04/1999, 15/05/1999, 15/06/1999)
Fill Years : để tăng 1 năm(ví dụ : 15/04/1999, 15/05/2000, 15/06/2001)
Điền một danh sách tự tạo :
- Nếu danh sách này cha có thì phải tạo bằng cách :
- Tools / Option / Custom List
- Trong khung List Entries lần lợt nhập các giá trị cho danh sách, hết
mỗi giá trị bấm
để xuống dòng. Ví dụ : Thứ Hai Thứ Ba . Cuối
cùng ta đợc nh hình sau :
- OK
- Để sử dụng :
- nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu
- điền tự động tới ô cuối miền (xem cách điền tự động ở trang 9).
Kéo dấu + và thả tại ô
A
7, ta sẽ đợc chuỗi
số 2,4,6,8,10,12,14 tai
miền A1:A7
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 11
d. Dữ liệu kiểu công thức
- Phải bắt đầu bởi dấu = hoặc các dấu +,
- Khi cần lấy số liệu ở ô nào nháy chuột vào ô đó hoặc gõ vào địa chỉ ô
Ví dụ : để tính Lơng theo công thức : Lơng = Số NC x Tiền 1 Ngày
làm theo các bớc sau :
1. Chọn miền E2:E7 (vì công thức tính trong miền giống nhau : đều lấy số ở
cột C nhân với số ở cột D- xem phần b. ở trên)
2. Gõ vào dấu =
3. Trỏ chuột vào ô C2, ấn nút trái (hoặc gõ C2)
4. Gõ dấu *
5. Trỏ chuột vào ô D2, ấn nút trái (hoặc gõ D2). Tại ô E2 và thanh công
thức xuất hiện = C2*D2
6. ấn Ctrl + . Tại các ô từ E2 đến E7, Excel cho kết quả tính Lơng của từng
ngời.
Ta cũng có thể làm nh sau :
- Bỏ qua bớc 1
- Thực hiện các bớc từ 2 đến 5, sau bớc 5 chọn nút Z trên thanh công
thức (hoặc ấn )
- Để tính Lơng cho những ngời còn lại, đa con trỏ về ô E2, điền tự động
cho tới ô E7.
A B C D E F
1
STT Tên Số NC
Tiền
1 Ngày
Lơng Tỷ lệ
2
1 Luận 20 50 = C2*D2 =E2/$E$8
3
2 Uyên 26 40
4
3 Hải 18 35
5
4 Minh 22 45
6
5 Tuấn 15 20
7
6 Hằng 16 25
8
Cộng =SUM(E2:E7)
Tính tỷ lệ phần trăm Lơng của từng ngời so với Tổng Lơng :
1. Đa con trỏ về ô F2
2. Gõ vào dấu =, dùng chuột chọn ô E2 (hoặc gõ E2), gõ dấu /, nháy chuột
vào ô E8 (hoặc gõ E8). Chọn nút Z trên thanh công thức (hoặc ấn )
3. Để tính Tỷ lệ cho những ngời còn lại, đa con trỏ về ô F2, sao chép
công thức tính bằng cách điền tự động cho tới ô F7.
Tại các ô F3:F7 xuất hiện #DIV/0! (chia cho 0). Khi đa con trỏ về ô
F3, ta thấy trên thanh công thức ghi = E3/E9, Excel đã lấy số ở ô bên trái
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 12
(E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là đã sử dụng địa chỉ tơng đối.
Để báo cho Excel lấy lần lợt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô
E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm nh sau :
- Đa con trỏ ô về E2, nháy đúp nút chuột, sau đó đa con trỏ bàn phím về
ngay trớc ký hiệu E8, ấn phím F4, dấu $ đợc điền vào trớc và giữa ký
hiệu đó, ấn rồi copy công thức này xuốn ô E7.
- Đánh dấu khối các ô từ E2 đến E7 (xem phần 5a dới đây), chọn biểu
tợng % (Percent Style) trên thanh định dạng, Excel đổi ra dạng phần
trăm và điền dấu % cho các số. Để lấy chính xác hơn, ta chọn các ô này
rồi chọn biểu tợng Increase Decimal, mỗi lần ấn chuột tại biểu tợng
này, các con số lại đợc thêm một số thập phân.
Tính Tổng Lơng và ghi vào ô E8:
- Đa con trỏ về ô E8
- Gõ vào dấu =, trỏ chuột vào biểu tợng (AutoSum), nháy đúp. Nếu dùng
bàn phím, gõ vào công thức =SUM(E2:E7)
e. Công thức mảng
Ngoài việc sao chép công thức tơng đối nh trên, Excel còn cung cấp
một phơng tiện khác gọn gàng hơ, đó là mảng (array)
Mảng đợc dùng khi ta gặp phải một lợng tính toán nhiều và phức tạp
trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp lại
nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm đợc bộ nhớ (thay vì phải có 100 công thức
sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ).
Nhập một công thức mảng (array formula):
- Về ô cần thiết, nếu là dãy ô, phải đánh dấu khối chúng (xem trang 13). ở
ví dụ trên bôi đen miền E2:E7.
- Khác với loại công thức tơng đối (trong ví dụ trên là = C2*D2), ở đây
phải nhập toàn bộ dãy ô : =C2:C7*D2:D7.
- Kết thúc phải ấn Ctrl + Shift +
(giữ đồng thời 2 phím Ctrl và Shift
trong khi ấn
). Excel sẽ bao công thức mảng này trong cặp ngoặc nhọn :
{=C2:C7*D2:D7)]}
Sửa một công thức mảng :
- Về ô bất kỳ đã áp dụng công thức mảng cần sửa
- Nháy chuột lên thanh công thức. Các dấu ngoặc { } biến mất.
- Tiến hành sửa công thức. Sửa xong bấm Ctrl + Shift +
Chỉ định (bôi đen) một dãy mảng :
Về ô bất kỳ của dãy mảng làm theo một trong hai cách sau :
Cách 1 : Bấm Ctrl + / (giữ phím Ctrl trong khi ấn phím sổ chéo xuôi)
Cách 2 : Bấm F5, chọn Special sau đó chọn Current Array
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 13
4. Sửa, xoá dữ liệu
a - Xoá
- Đa con trỏ ô về ô hoặc chọn miền cần thiết
- ấn phím Delete
b - Sửa : Làm theo một trong hai cách sau :
- Nháy đúp chuột tại ô (hoặc ấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô
đó và tại thanh công thức, đa con trỏ bàn phím về chỗ cần thiết và sửa.
Ta nên bấm chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong chọn ký
hiệu Z (hoặc ấn
) để ghi lại, chọn Y (hoặc ấn Esc) để huỷ bỏ mọi sửa
đổi.
- Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó ấn phím
5. Các thao tác với khối
Khối là một miền chữ nhật trên bảng tính.
a - Đánh dấu (chọn) khối
- Trỏ chuột vào một góc của khối, bấm nút trái đồng thời kéo chuột về góc
đối diện theo đờng chéo
hoặc
- Đa con trỏ ô về một góc của khối, giữ phím Shift đồng thời sử dụng các
phím mũi tên để đa con trỏ ô về góc đối diện theo đờng chéo.
Chú ý : Sau khi đợc chọn, toàn bộ khối, trừ ô ở góc xuất phát, đổi mầu.
Các phơng pháp đặc biệt
:
+ Khối là một miền liên tục :
Chọn khối bất kỳ : Đa con trỏ ô về góc trái trên của khối, giữ phím
Shift đồng thời ấn nút trái chuột tại ô ở góc phải dới của nó.
Chọn một cột : ấn nút trái chuột tại tên cột đó (các chữ A, B, ) , hoặc
ấn Ctrl + Dấu cách.
Chọn một hàng : ấn nút trái chuột tại số thứ tự của hàng đó (các số
1,2, ), hoặc ấn Shift + Dấu cách.
Chọn toàn bộ bảng tính : ấn nút trái chuột tại nút chọn toàn bộ bảng
tính (bên trái cột A phía trên hàng 1) hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift
+ dấu cách
+ Chọn các ô rời rạc : Đa con trỏ tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl và bấm nút
trái chuột tại các ô định chọn tiếp theo.
+ Khối là các miền rời rạc : Chọn vùng đầu, giữ Ctrl,bấm nút trái và rê
chuột tại các miền khác.
Ví dụ
: Để chọn đợc các miền nh hình dới đây, ta làm theo các bớc
sau :
- Chọn miền liên tục B2:C3
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 14
- ấn giữ phím Ctrl và chọn miền liên tục E4:G7
- Giữ nguyên phím Ctrl và chọn miền liên tục C9:F11
b - Copy, xoá, dán khối dùng bộ nhớ đệm (thờng dùng khi miền đích và
miền nguồn cách nhau hoặc để dán một khối vào nhiều chỗ khác
nhau). Trớc khi thực hiện các thao tác sau, ta phải chọn khối cần thiết.
+ Copy
: Chọn biểu tợng Copy, hoặc ấn Ctrl+C, hoặc chọn mục Edit, Copy.
+ Xoá
: Chọn biểu tợng Cut, hoặc ấn Ctrl+X, hoặc chọn mục Edit, Cut.
+ Lấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào bảng tính
- Đa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích.
- Chọn biểu tợng Paste, hoặc ấn Ctrl+V, hoặc chọn mục Edit, Past.
c - Copy, chuyển khối dùng chuột
- Chọn khối cần thiết
- Trỏ chuột vào biên của khối sao cho xuất hiện ỹ. Sau đó thực hiện
một trong các thao tác sau :
+ Giữ Ctrl đồng thời kéo và thả khối tại vị trí đích để Copy khối.
Nếu trong bớc này không dùng phím Ctrl thì khối sẽ đợc
chuyển tới vị trí đích, hoặc
+ Bấm giữ nút phải chuột, kéo và thả khối tại vị trí đích. Xuất hiện
thực đơn cho phép chọn một trong các phơng án.
Copy : Copy toàn bộ, bao gồm cả dữ liệu và khuôn dang.
Move : Chuyển dữ liệu.
Copy Value : Chỉ copy dữ liệu.
Copy Format : Chỉ copy khuôn dạng.
Chú ý
: Khi copy dữ liệu
- Nếu miền nguồn chứa dữ liệu số hoặc chuỗi, kết quả miền đích sẽ giống
miền nguồn.
- Nếu miền nguồn chứa công thức, kết quả miền đích sẽ thay đổi hay
không tuỳ thuộc vào công thức trong miền nguồn tham chiếu đến địa
chỉ tơng đối hay địa chỉ tuyệt đối.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét