Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
kinh tế chuyên ngành Nhiệt lạnh, một cử nhân kinh tế làm việc ở phòng dự án
và kinh doanh. Hai kỹ sư Nhiệt lạnh, một kỹ sư điện tử viễn thông và ba nhân
viên tốt nghiệp trung học điện tử điện lạnh làm việc ở phòng kỹ thuật. Ngoài
ra còn có đội lắp ráp với 12 người dưới nhà xưởng và các cửa hàng bảo hành.
Để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh cũng như theo dõi chế độ hậu mãi cho
khách hàng phòng kế toán tổng hợp của công ty cới 4 kế toán được tốt nghiệp
ở các trường chuyên ngành luôn phối hợp với phòng bảo dưỡng để ngày càng
hoàn thiện hơn hình ảnh của công ty.
Định hướng trong thời gian tới của công ty là ngày càng mở rộng được
thị trường nhất là các khu công nghiệp, chế xuất, nhà nghỉ, khách sạn. Mục
tiêu là phấn đấu hoàn thành độ phủ, chỉ tiêu doanh thu và các chế độ hậu mãi
theo như hợp đồng đã kí với Nagakawa. Để sự phát triển bền vững của công
ty thì việc sử dụng có hiệu quả tổng hợp các nguồn vốn luôn là trăn trở của
Ban giám đốc.
Với báo cáo này em hi vọng góp phần nào đó trong việc đưa ra các giải
pháp hoàn thiện dịch vụ bán hàng và sau bán hàng của công ty.Tuy nhiên do
kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu ngắn nên còn rất nhiều thiếu
sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của cô giáo và các thành viên trong
công ty Hưng Long để báo cáo này không chỉ là lý thuyết mà có thể đóng góp
phần nào cho sự phát triển của công ty.
II) Cơ cấu tổ chức hoàn thiện dịch vụ bán hàng và sau bán hàng của công
ty
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
2.1)Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức trước khi thành lập
-Chức năng từng bộ phận
Giám đốc trung tâm: là người chịu trách nhiệm về mặt pháp lý của
trung tâm.Ngoài ra còn là người kiêm các công việc như: thiết lập quan hệ
khách hàng, quan hệ với các đối tác trong nghành và quản lý toàn bộ hoạt
động của trung tâm. Nặng nề hơn là phải lo đủ công việc cũng như các nguồn
lực cho hoạt động của toàn trung tâm, cái khó của trung tâm ở chỗ khi có
nhiều việc thi nguồn lực lại không đủ, khi lo được nguồn lực thì lại ít viêc. Vì
vậy việc hình thành công ty là điều tất yếu.
Nhân viên kỹ thuật bảo dưỡng và sửa chữa : là linh hồn của toàn bộ
trung tâm, quyết định sự sống còn trong hoạt động của trung tâm. Cũng nhờ
những nhân viên này mà trung tâm rất đông khách vì họ lành nghề tận tình
Kế
toán
Nhân
viên
lắp
đặt
Nhân
viên
bảo
dưỡng
định
kỳ
6
Giám đốc
Trung tâm
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
với công việc. Tuy nhiên yêu cầu của khách hàng là vô cùng, với qui mô của
trung tâm chỉ đáp ứng ở mức độ hạn chế nên vẫn còn nhiều thiếu sót.
Nhân viên lắp đặt : thực hiên các công việc lắp đặt khi có yêu cầu của
khách hàng. Nhân viên lắp đặt tuyệt đối không được gây phiền nhiễu cho
khách hàng và không được thu thêm khoản phí nào khác ngoài tiền khách
phải trả trên hóa đơn. Đây cũng là phương châm kinh doanh của trung tâm để
tăng thêm sức hút với khách hàng.
Nhân viên kế toán: Hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho toàn bộ trung tâm,
ngoài ra còn trợ giúp cho Giám đốc những công việc liên quan như: thuế, tài
chính…
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
2.2)Sơ đồ 2: Cơ cấu sản xuất và cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện tại của
doanh nghiệp.
Hội đồng thành
viên
Ban giám đốc
Phòng
dự án
và
kinh
doanh
Phòng
kỹ
thuật
và bảo
trì
Phòng
kế
toán
tổng
hợp
Phòng
Maket
ing
Đội
bảo trì
2
Đội
bảo trì
1
Đội
bảo trì
3
Đội
bảo trì
4
8
Đại lý
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
1 Hội đồng thành viên
2 Ban Giám Đốc
3 Phòng dự án và kinh doanh
4 Phòng kỹ thuật và bảo trì
5 Phòng kế toán tổng hợp
6 Phòng Maketing
7 Hệ thống đại lý
1) Hội đồng thành viên:
Tại Công ty Hưng Long ban đầu có hai người góp vốn thành lập. Đại
diện Công ty là anh Nguyễn Tiến Hưng. Hội đồng thành viên quyết định kế
hoạch hoạt động của Công ty hàng năm và giao cho ban Giám đốc mà anh
Hưng là người thực hiện.
2) Giám đốc:
Là người thực hiện quyết định của Hội đồng thành viên. Ở đây nói
chung là Giám đốc quyết định hầu hết các công việc đối nội, đối ngoại và với
các cơ quan hữu quan. Giám đốc giao việc cụ thể cho từng phòng thông qua
trưởng phòng, các trưởng phòng sẽ là người chịu trách nhiệm về tiến độ công
việc của mình.
3) Phòng dự án và kinh doanh.
Được thành lập từ ngày đầu, phòng chia thành hai mảng chính: mảng
dự án là triển khai tiếp cận vào các dự án xây dựng tại các khu công nghiệp,
chế xuất, nhà nghỉ, khách sạn, trường học… có trách nhiệm lập hồ sơ thầu,
tham gia thầu cung cấp thiết bị. Mảng kinh doanh có trách nhiệm nhận chỉ
tiêu theo tháng, quí, năm từ Ban giám đốc và phối hợp triển khai với bên
cung cấp là hãng điều hoà Nagakawa phòng dự án thực hiện. Ngoài ra phòng
kinh doanh còn có trách nhiệm thực hiện các chiến lược đã được Ban giám
đốc đề ra như chế độ khuyến mại, tín dụng, quản lý hệ thống phân phối cấp I,
II…
4) Phòng kỹ thuật và bảo trì.
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Phòng có nhiệm vụ đảm bảo kỹ thuật thiết bị trước khi giao cho dự án,
đại lý. Ngoài ra còn thiết kế sơ đồ lắp đặt khi khách hàng có yêu cầu. Mảng
bảo trì, bảo dưỡng có trách nhiệm căn cứ vào phiếu bảo hành của từng loại
máy để bảo dưỡng định kỳ. Ngoài ra khi có hợp đồng bảo dưỡng với các công
ty khác kể cả các công ty máy hay thiết bị điều hoà không phải do Công ty
Hưng Long cung cấp, có trách nhiệm bố trí công việc đến các đội bảo trì.
Giám sát công việc của các đội bảo trì là trưởng phòng kỹ thuật và trưởng
phòng là người trịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và kỹ thuật.
Phải nhấn mạnh rằng dù có ít người nhưng phòng hoạt động rất hiệu
qủa và luôn chiếm được sự tin tưởng của khách hàng. Phòng luôn là điểm
sáng của toàn Công ty và phòng luôn được coi là then chốt trong sự cạnh
tranh của Công ty đối với các đối thủ cạnh tranh khác. Để có sự thành công
trong việc tiêu thụ máy móc của Công ty là sự cố gắng hết mình của các thành
viên trong phòng.
- Các đội bảo trì được chia theo từng khu vực như khu dự án, khu đại lý, khu
ngoại tỉnh, khu cơ động. Thành viên trong đội là những người có tay nghề
cao, nhiệt tình với công việc không kể thời gian, thời tiết.
5) Phòng kế toán – tổng hợp.
Phòng có nhiệm vụ quản lý về tài chính, cơ sở vật chất của toàn Công
ty. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ kết hợp với Ban giám đốc và các phòng
ban khác để tuyển dụng và quản lý nhân viên. Được thành lập từ những ngày
đầu phòng kế toán đã hoàn thành xuất sắc công việc được giao. Phòng đã phối
hợp với phòng kinh doanh, dự án quản lý tốt mức độ tín dụng của khách hàng.
Ngoài ra còn phải đảm bảo cân đối nguồn vốn, chi phí…
Gắn liền với sự phát triển của Công ty nhiệm vụ của phòng ngày càng
nặng nề và đòi hỏi sự cố gắng nhiều hơn nữa của các thành viên trong phòng.
6) Phòng Maketing.
10
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Được thành lập cuối năm 2005, phòng có nhiệm vụ quảng bá hình ảnh
của Công ty tới các bạn hàng. Ban đầu đây là công việc kết hợp của phòng dự
án và kinh doanh. Do sự gia tăng áp lực cạnh tranh và sự phát triển qui mô
của Công ty Ban giám đốc đã quyết định thành lập phòng. Phòng mang một
trọng trách nặn nề cho sự sống còn của Công ty. Với định hướng phát triển
cho các năm sắp tới nhất là khả năng gia nhập WTO của Việt Nam, Công ty
đã xác định sắp tới là sự cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực hoạt động của
mình. Đẩy mạnh Maketing là thật sự cần thiết và thúc bách. Tuy mới thành
lập được hơn một năm nhưng phòng đã làm khá tốt nhiệm vụ của mình.
Khách hàng đã biết rõ hơn về định hướng kinh doanh của Công ty.
7) Hệ thống đại lý cấp I, II.
Hưng Long được uỷ quyền phân phối sản phẩm điều hoà nhiệt độ
Nagakawa và đã thiết lập một hệ thống đại lý cấp I, II từ Đà Nẵng trở ra. Các
đại lý này sẽ phân phối trực tiếp đến người tiêu dùng ở các khu vực.
III) Một số kết quả hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp.
Là doanh nghiệp mới thành lập, tuy có nhiều cố gắng nhưng yếu tố khó
khăn nhất vẵn là vốn, đây cũng là khó khăn chung của đại đa số doanh nghiệp
vừa và nhỏ. Với số vốn 500.000.000 VNĐ ban đầu sau khi đã cơ cấu đầu tư
vào nhà xưởng, công nghệ hết 150.000.000 VNĐ số vốn thực tế kinh doanh
của công ty chỉ là 250.000.000 VNĐ. Với việc phải bư kí tại tài khoản công ty
Nagakawa 250.000.000 VNĐ để nhận hàng theo như hợp đồng đã kí số tiền
lưu động còn lại của công ty chỉ vẻn vẹn 100.000.000 VNĐ. Theo như hợp
đồng đã kí trong năm 2002 công ty Hưng Long phải hoàn thành chỉ tiêu
doanh thu (bán hàng + dịch vụ) là 5.000.000.000 VNĐ và đạt độ bao phủ ít
nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong 10 khu chế xuất, công nghiệp và
các hộ dân từ Thanh Hoá trở ra. Với nỗ lực của toàn công ty nhất là Ban
giám đốc nhưng Hưng Long đã không đạt được chỉ tiêu về doanh thu mà còn
11
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
thiếu 10% so với kế hoạch cũng như hợp đồng đã kí. Đương nhiên ở thời
điểm đó công ty cũng không hoàn thành được độ bào phủ với các nguyên
nhân sau:
- Ở thị trường các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng người dân
không mặn mà lắm với một hãng máy lạnh mà thương hiệu chưa được biết
rộng. Mặt kháclúc này công ty chưa đẩy mạnh được nghiệp vụ quan hệ công
chúng (IP)
- Ở thị trường tính người dân khu đó thu nhập chưa cao, khối có thu
nhập cao thì lại chưa biết tới thương hiệu của hãng nên không dùng.
- Các khu công nghiệp, chế xuất có qui mô vừa và nhỏ ở Miền Bắc
chưa thật sự nhiều và thực sự họ cũng chưa biết nhiều lắm đến thương hiệu
của Nagakawa. Vì vậy chỉ đạt một nửa số chỉ tiêu độ phủ ở khu vực này. Tuy
nhiên doanh thu chủ yếu lại ở đây vì công ty đã kí được hợp đồng khá lớn vừa
thiết kế vừa cung cấp và làm chế độ bảo trì, bảo dưỡng.
Kết thúc năm 2002 theo báo cáo kết quả kinh doanh và các số hiệu
được lấy ra từ bản cân đối kế toán. Tóm tắt kết quả kinh doanh của công ty
như sau:
Bảng 1: bảng báo cáo 2002
Chỉ Tiêu Kế Hoạch Thực Hiện
I) Doanh thu 5.000 4500
12
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
(ĐVT: TRĐ)
1)Bán hàng
2) Dịch vụ
3850
650
II) Chi Phí
1) Giá vốn
2) Chi phí chung
4156
3272,5
883,5
III) Lợi nhuận
1) Trước thuế
2) Thuế TNDN
3) Sau thuế
4) LNST/ Vốn CSH (%)
344
96,32
247,68
49
Nhìn bảng báo cáo trên ta thấy rằng công ty hoạt động từng đó chưa
hiệu quả. Cũng từ số liệu ở các bảng cân đối kế toán cho ta thấy mức lương
trả cho người lao động trong công ty là khá cao. Bình quân đạt 1.800.000
VNĐ/người. Tuy nhiên vì các nguyên nhân đã nêu ở trên Hưng Long đã
không đạt được chỉ tiêu kế hoạch đề ra và còn đòi hỏi hơn nữa của toàn cán
bộ công nhân trong công ty.
Sau đây là bảng tóm tắt báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong năm
2003:
Bảng 2: bảng báo cáo 2003
2003
KH TH
I) Doanh thu
(ĐVT: TRĐ)
5.500 5775
13
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
1) Bán hàng
2) Dịch vụ
4600
900
4825
950
II) Chi phí
1) Giá vốn
2) Chi phí chung
4955
3910
1045
5010
3910
1100
III) Lợi nhuận
1) Trước thuế
2) Trước TNĐN
3) Sau thuế
545
153
392
765
214,2
550,8
IV) So sánh
1) Tổng vốn
2) Số vốn kế hoạch (%)
3) Số vốn năm trước (%)
1.200
14%
22,3%
45,9%
Sau đây là bảng tóm tắt báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong năm
2004:
Bảng 3: bảng báo cáo 2004
Chỉ tiêu
2004
KH TH
I) Doanh thu
(ĐVT: TRĐ)
1) Bán hàng
6.000
5000
6360
5250
4) Lợi
nhuận sau
thuế
%
Vốn CSH
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét