Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
phát hiện đợc sự trùng hợp lợi ích trong quá trình đàm phán thì đó chính là động
lực chung thúc đẩy hành động của họ.
Thứ hai: Luôn luôn tồn tại những mâu thuẫn và thống nhất giữa hợp
tác và xung đột trong đàm phán, hay nói cách khác đàm phán là quá trình
thống nhất giữa các mặt đối lập. Lợi ích của phía bên này thờng nằm ở sự chấp
nhận của phía bên kia và những thoả hiệp đạt đợc phải bảo đảm lợi ích cho tất cả
các bên, đó là mặt mang tính hợp tác của đàm phán. Đồng thời, lợi ích của bên
này tăng lên có thể làm cho lợi ích của bên kia bị giảm xuống, bởi vậy các bên
luôn luôn tích cực bảo vệ lợi ích của riêng mình, hy vọng đạt đợc nhiều lợi ích
hơn đối phơng(đối tác), đó là mặt mang tính xung đột của đàm phán.
Nhà đàm phán muốn thành công cần bảo vệ lợi ích cho bên mình đại diện
trong phạm vi có thể tìm kiếm đợc càng nhiều thuận lợi càng tốt tránh đàm phán
theo khuynh hớng chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan
tâm bảo vệ lập trờng của mình, kết cục bị đối phơng dồn ép, phải đi từ nhợng bộ
này đến nhợng bộ khác. Mặt khác, nhà đàm phán đó cũng cần phải thoả mãn đợc
những nhu cầu tối thiểu của đối phơng (đem lại lợi ích cho họ kể cả trờng hợp lợi
ích của hai bên là xung khắc nhau) Nếu không thực hiện đợc nh vậy, đối phơng
tất sẽ rút lui, cuộc đàm phán bị đổ vỡ và nhà đàm phán buộc phải từ bỏ những lợi
ích có thể thu đợc của mình nếu đi tới sự thoả hiệp.
Thứ ba: Đàm phán chịu sự chi phối của mối quan hệ về thế lực giữa
các chủ thể. Trong đàm phán, khi một bên có thế lực hơn hẳn bên kia thì bên có
thế lực hơn thờng giành đợc thế chủ động và tìm kiếm đợc nhiều lợi ích hơn phía
bên kia, bên yếu thế hơn thờng phải chịu nhợng bộ nhiều hơn. Khi các bên cân tài
, cân sức thì có thể đạt đợng những thoả hiệp tơng dối cân bằng vè lợi ích cho tất
cả các bên.
Thứ t: Đàm phán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.
Việc nghiên cứu, phân tích, lập phơng án và đối sách đàm phán là mặt có tính
khoa học của đàm phán. Với cùng một nội dung đàm phán, trong những điều kiện
và hoàn cảnh nh nhau thì kết qủa thu đợc thờng không giống nhau, điều đó phản
ánh tính nghệ thuệt của đàm phán. Theo nghĩa đơn giản, tính nghệ thuật ở đây
chính là khả năng ứng xử một cách linh hoạt và phù hợp với đòi hỏi của tình hình
thực tế. Một nhà đàm phán giỏi là ngời biết kết hợp nhuần nhuyễn giữa tính khoa
học với tính nghệ thuật của đàm phán. Hoạt động đàm phán do con ngời tiến hành
nên nó chịu sự chi phối không những bởi lý trí mà cả tình cảm, tâm lý cuả họ,
chịu ảnh hởng của nền văn hóa, đặc điểm dân tộc và truyền thống của họ. chỉ có
sự kết hợp đợc hài hoà những yếu tố khác nhau và hiểu rõ tâm lý của đối tác đàm
phán thì mới hy vọng đạt đợc thành công.
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Thứ năm: Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại
không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu
chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp:
Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: Đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh
giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại. Muốn đánh giá kết quả của một
cuộc đàm phán, trớc hết cần phải xem xét: kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán
có đạt kết quả ban đầu không? Mức độ thực hiện cao hay thấp?
Tiêu chuẩn tối u hoá giá thành-chi phí thấp nhất.
Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên.
1.2.2. Những cơ sở của đàm phán trong kinh doanh quốc tế
Ngoài những cơ sở chung nêu trên, đàm phán trong kinh doanh quốc tế còn
phải dựa trên những cơ sở sau đây:
Một là: Đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh nên nó chịu sự chi
phối của các quy luật kinh tế nh quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh
tranh Đồng thời nó còn chịu sự chi phối của các ph ơng pháp và thủ thuật kinh
doanh đặc biệt là các phơng pháp cạnh tranh, phơng pháp marketing quốc tế
một nhà đàm phán muốn thành công chắc chắn phải am hiểu các quy luật kinh tế,
các phơng pháp và tủ thuật kinh doanh nói trên.
Hai là: Đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thờng chịu
ảnh hởng của các quan hệ chính trị và ngoại giao. Nếu quan hệ chính trị và ngoại
giao giữa các quốc gia đối tác ở tình trạng hữu hảo và hiểu biết lẫn nhau thì sẽ tạo
thuận lợi cho các cuộc đàm phán này. Thông thờng một cuộc đàm phán kinh
doanh quốc tế chịu sự chi phối của một hiệp định song phơng hoặc đa phơng nào
đó. Các hiệp định này chính là khuôn khổ và hành lang pháp lý cần thiết đợc quán
triệt trong quá trình đàm phán. Các cuộc đàm phán giữa các đối tác nằm trong
một liên kết kinh tế quốc tế sẽ chịu ảnh hởng trực tiếp của những cam kết giữa
các quốc gia thành viên trong liên kết này.
Ba là: Đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thờng chịu
ảnh hởng bởi những biến động lớn của nền kinh tế thế giới và thị trờng thế giới,
nhiều khi những biến động này mang tính đột biến nởi những cuộc khủng hoảng
nh khủng hoảng dầu mỏ, khủng hoảng tài chính-tiền tệ, khủng hoảng sắt thép
hoặc khủng hoảng về mặt chính trị-quân sự. Những biến động quốc tế nói trên
chắc chắn sẽ ảnh hởng đáng để đến các cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế.
1.3. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh quốc tế
Ngoài những đặc điểm của đàm phán nói chung, đàm phán trong kinh
doanh quốc tế tế có một số nét riêng chủ yếu sau đây:
6
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Một là: Trong các bên tham gia đàm phán, ít nhất có hai bên có
quốc tịch khác nhau. Đây là điểm phân biệt cơ bản giữa đàm phán kinh doanh
quốc tế tế với đàm phán kinh doanh trong nớc. Từ sự khác nhau về quốc tịch giữa
các bên đàm phán đi tới sự khác nhau về ngôn ngữ, về pháp luật, về văn hoá, về
tâm lý Điều này làm tăng tính phức tạp của đàm phán trong kinh doanh quốc tế
tế.
Hai là: Sử dụng ngôn ngữ và thông tin là phơng tiện chủ yếu trong
đàm phán. Các bên tham gia có quốc tịch khác nhau và thờng sử dịng những ngôn
ngữ phổ thông khác nhau. Do đó, một trong những việc quan trọng cần phải làm
một cách chu đoá là chọn ra đợc một ngôn ngữ chung, có thể sử dụng một cách
thuận tiện cho tất cả các bên trong đàm phán cũng nh khi ký hợp đồng kinh doanh
quốc tế. Điều đó đòi hỏi phải có chuyên gia về ngôn ngữ trong quá trình đàm
phán.
Ba là: Có sự gặp gỡ của các hệ thống luật pháp của các quốc gia
khác nhau trong quá trình đàm phán. Hệ thống luật pháp của mỗi quốc gia phản
ánh và bảo vệ lợi ích của quốc gia đó. Hơn nữa, một số khái niệm cơ bản cũng nh
quy pháp luật của mỗi nớc có sự khác nhau nhất định đa tới sự xung đột pháp luật
giữa các quốc gia. Điều này ảnh hởng rất lớn đén quá trình đàm phán và ký kết
hợp đồng. Việc lựa chọn nguồn luật để điều chỉnh các hợp đồng kinh doanh quốc
tế tế nh luật của nớc bán, luật của nớc mua hoặc luật của một nớc thứ ba cũng nh
việc vận dụng các điều ớc quốc tế tế cần phải đợc cân nhắc và xác định trong quá
trình đàm phán.
Một trong những điểm quan trọng trong đàm phán kinh doanh quốc tế tế là
các bên cần phải thoả thuận và đi đến thống nhất việc chọn ra một hệ thống luật
pháp để áp dụng giải quyết các tranh chấp (nếu có).
Bốn là: Có sự gặp gỡ giữa các nền văn hoá, các phong tục tập quán
khác nhau trong đàm phán kinh doanh quốc tế tế. Mỗi quốc gia thờng có một nền
văn hóa, truyền thống và phong tục tập quán riêng. Vì vậy để có thể thành công
trong đàm phán (có cách ứng xử và ra quyết định chính xác), mỗi bên tham gia
đàm phán cần phải hiểu đợc những nét cơ bản về các yếu tố nói trên của đối tác.
Chẳng hạn khi đàm phán với các đối tác là ngời châu á, chúng ta cần phải tránh
làm mất thể diện của họ(với ngời Nhật và ngời Triều Tiên việc thể diện có thể dẫn
tới hành động tự sát, nhng đối với ngời Mỹ thì việc đó lại không quan trọng).
Chúng ta cũng biết rằng, trong đàm phán ngời Trung Quốc biết cách nghe và rất
kiên định, do đó việc kéo dài thời gian đàm phán đối với họ không quan trọng,
còn ngời Mỹ thờng hay nói nhiều và lại không muốn kéo dài thời gian đàm
phán
1.4. Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp,
căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn điều đó còn phụ thuộc vào năng lực
của ngời đàm phán, đối tợng đàm phán, thế của các bên, bối cảnh đàm phán
Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những nguyên tắc, kinh nghiệm
của ngời khác vào cuộc đàm phán của mình. Nói nh vậy không có nghĩa là đàm
phán không có nguyên tắc, vẫn có những nguyên tắc cơ bản cần nắm vững, nếu
không sữ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của mình. Những nguyên tắc đó là:
Đàm phán là một sự việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có
thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán.
Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thoả
thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt đợc một thoả thuận mới thoả mãn cả đôi bên.
Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ đợc quyết định
khi có thoả thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phơng bởi một
bên thì không cần xảy ra đàm phán.
Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. thời
gian có ảnh hởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hởng trực tiếp dến kết quả
cuối cùng của đàm phán.
Một kết cục thành công của đàm phán không phải là giành thắng lợi
bằng mọi giá mà là đạt đợc điều mà cả hau bên đều mong muốn.
Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những ngời ngồi
trên bàn đàm phán có ảnh hởng quyết định đến tiến trình đàm phán.
1.5. Phân loại đàm phán
Trong thực tế, có rất nhiều loại hình đàm phán khác nhau. Việc phân loại
đàm phán có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau, dới đây là một số cách phân
loại đàm phán thờng hay sử dụng:
Căn cứ thêo số bên tham gia có 3 loại:
Đàm phán song phơng.
Đàm phán đa phơng.
Đàm phán theo nhóm đối tác.
Căn cứ theo thời gian tiến hành đàm phán:
Đàm phán dài hạn(vòng đàm phán).
Đàm phán một lần.
Căn cứ theo nội dung đàm phán:
Đàm phán kinh tế.
8
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Đàm phán chính trị.
Ngoại giao
Căn cứ theo phạm vi của giải pháp:
Đàm phán trọn gói: là đàm phán đi tới giải pháp mang tính chất tổng
thể bao gồm các công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau và có liên quan với nhau.
Đàm phán từng phần.
Căn cứ theo chủ thể:
Đàm phán ở cấp vĩ mô.
Đàm phán ở cấp vi mô.
2. Các yếu tố của đàm phán
Đàm phán diễn ra trong những điều kiện khách quan và chủ quan khác
nhau, trong không gian, thời gianvới những ý đồ và mong muốn của mỗi bên
cùng với năng lực chuyên môn, sự am hiểu đời sống xã hội khác nhau. Do đó, khi
xem xét đánh giá và tổ chức một cuộc đàm phán ngời ta thờng lu tâm đến những
yếu tố cơ bản sau đây:
2.1. Bối cảnh của đàm phán
Nội dung của bối cảnh đàm phán bao gồm các yếu tố khách quan về tình
hình chính trị, kinh tế,xã hội, trong đó những yếu tố kinh tế có ảnh hởng trực tiếp
dến đàm phán kinh doanh quốc tế. Các yếu tố kinh tế bao gồm: tình hình sản xuất
và tiêu thụ, quan hệ cung-cầu trên thị trờng, tình hình tăng trởng hay suy thoái,
tình hình gía cả và lạm phát, các yếu tố ngoại lai(chiến tranh, thiên tai ). Điều
quan trọng là các nhà đàm phán cần nắm bắt đợc chiều hớng biến động của các
yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hởng của chúng trong tơng lai.
Nếu xét theo phạm viảnh hởng trong đàm phán ngời ta còn quan tâm đến
bối cảnh chung và bối cảnh riêng. Bối cảnh riêng là bối cảnh của từng bên(bối
cảnh nội tại), có ảnh hởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu của từng bên. Bối
cảnh chung và bối cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhng bối cảnh riêng thờng
có ảnh hởng trực tiếp với mức độ lớn hơn đối với từng bên. Bối cảnh riêng thuộc
phạm vi của từng bên và có ngiều yếu tố càn đợc giữ bí mật đối với bên kia(bên
đối tác), hoặc cũng có thể do thêíu thông tin mà bên đối tác không hiểu đợc.
Trong đàm phán cần lu ý giĩ kín bối cảnh của mình ở mức độ cần thiết, mặt
khác cần thăm dò, tìm hiểu bối cảnh của đối phơng để có đợc các ứng xử và đứ ra
quyết định phù hợp. Quá trình đàm phán chính là quá trình trao đổi thông tin giữa
các bên để họ tìm thấy lợi ích chung và lợi ích của mỗi bên đồng thời vẫn phải giữ
quyền chủ động và bí quyết cho mỗi bên.
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
2.2. Thời gian và địa điểm của đàm phán
Xét về mặt thời gian, đàm phán là một quá trình, quá trình này có khởi điểm
và kết điểm và có thể chia ra thành nhiều bớc để thực hiên. Quá trình đi tới kết
điểm là quá trình đạt đợc phơng án với những điều kiện chấp nhận đợc hoặc ở
mức cao hoặc ở mức thấp nhất. Mức thấp nhất có thểchấp nhận đợc gọilà điểm
chết, nó gắn liền với thời điểm có thể kết thúc đàm phán. Nói cách khác, điểm
chết là điểm mà tại đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể đợc
chấp nhận.
Khi tiến hành đàm phán cần lu ý rằng:
- Kiên nhẫn để giữ bí mật điểm chết đối với đối phơng.
- Tìm hiểu điểm chết của đối phơngthông qua thăm dò, quan sát thái độ
của đối phơng để xác định rõ khoảng dao động về quyền lợi cũng nh về thời gian
mà đối phơng có thể chấp nhận.
Yếu tố thời gian đàm phán có thể đa tới sự thay đỏi tơng quan lực lợng giữa
các bên. thời gian đàm phán đồng thời là quá trình các bên tiếp xúc, thăm dò, xác
định ý đồ của đối phơng, thể hiện ý chí và mong muốn của mình đối với đối ph-
ơng, là quá trình gặp gỡ và đa ra những quan điểm, cọ xát ý đồ và xem xét mỗi
đối phơng có phơng án phân chia lợi ích, tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau.
Địa điểm đàm phán có thể đợc chọn tại địa bàn của một bên tham gia hoặc
cũng có thể chon một địa điểm trung gian độc lập. Thông thờng, việc chọn địa
điểm tại địa bàn của bên nào thì bên đó có u thế hơn, ít nhất là về mặt tâm lý(tăng
thêm lòng tự tin). Trong thực tế, ngời ta thờng chọn một địa điểm trung gian độc
lập để tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho các
bên tham gia.
2.3. Năng lực của đàm phán
Năng lực đàm phán là yếu tố có ảnh hởng quyết định đến tiến trình và kết
quả đàm phán. Nói tới năng lực đàm phán, ngời ta thờng kể tới: t chất, chức vụ
của ngời đàm phán, các quan hệ xã hội, uy tín cá nhân, sự hiểu biết , lòng tự tin,
khả năng thuyết phục, tính kiên nhẫn và có chiến thuật đàm phán thích hợp. Tựu
chung lại, nhà đàm phán có ba năng lực cơ bản nh sau:
Năng lực chuyên môn: Yêu cầu về chuyên môn đối với nhà đàm phán
trong kinh doanh quốc tế là phải có một trình độ nhất định(cả lý luận và kinh
nghiệm thực tiễn) về kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nói riêng. Đặc
biệt, nhà đàm phán phải có sự hiểu biết rất chi tiết, cụ thể về nội dung, đối tợng và
mục đích của cuộc đàm phán do mình đảm nhiệm. Năng lực chuyên môn này thể
hiện ở sự am hiểu sâu về một hoặc một số lĩnh vực chuyên môn nào đó có liên
quan đến cuộc đàm phán đó nh am hiểu về kinh tế, về thơng mại, về kỹ thuật
công nghệ, về pháp lý
10
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Năng lực pháp lý: Là khả năng của ngời đàm phán trong việc nắm vững
luật pháp nớc mình, luật pháp nớc đối tác cũng nh luật pháp quốc tế, đặc biệt là
luật có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh quốc tế.Ttrong quá trình đàm phán, nhà
đàm phán phải đảm bảo tính công khai và phải có đầy đủ t cách pháp lý để đại
diện cho công ty của mình khi tham gia đàm phán và ký kết hợp đồng.
Năng lực mạo hiểm: Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc
tế nói riêng, muốn thu lợi nhuận cao thong thờng nhà kinh doanh phải biết chấp
nhận rủi ro và dám mạo hiểm, biết vợt qua thất bại để đi tới thành công. Vì vậy,
để có đợc thành công trong đàm phán, nhà đàm phán cũng cần phải có năng lực
mạo hiểm, tức là phải dũng cảm, vững càng và đôi khi cần phải quyết đoán(trên
cơ sở đã hiểu biết và phân tích tình huống rõ ràng)để không bỏ lỡ thời cơ.
2.4. Đối tợng, nội dung và mục đích của cuộc đàm phán
Mỗi cuộc đàm phán đều có đối thợng, nội dung và mục đích nhất định. Đối
tợng, nội dung và mục đích của đàm phán cần phải đợc làm rõ ngay từ đầu để
đảm bảo cho cuộc đàm phán có thể đi tới kết quả nh mong muốn của các bên
tham gia. Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, đối thợng, nội dung và mục đích
đợc xác định nh sau:
Đối tợng của các đàm phán trong kinh doanh quốc tế: là các hoạt
động mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ,
hoạt động đầu t mang tính quốc tế(tức là trong các bên tham gia ít nhất phải có
hai bên có quốc tịch khác nhau). Đối tợng này phải đợc xác định rõ cho từng cuộc
đàm phán cụ thể.
Nội dung của các cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế: chủ yếu là tiến
hành bàn bạc, thoả thuận các vấn đề nh gí cả, chất lợng, mẫu mã, phơng thức và
điều kiện giao hàng, phơng thức đầu t, trách nhiệm của các bên tham gia, điều
kiện khiếu nại và giải quyết tranh chấp(nếu có) Vấn đề trọng yếu của nội dung
đàm phán đợc xác định tuỳ thuộc và từng hoạt động cụ thể. Chẳng hạn nh trong
đàm phán về hoạt động đầu t thì loại hình đầu t, hình thức góp vốn là những vấn
đề đợc các nhà đàm phán quan tâm đầu tiên, còn trong đàm phán mua bán hàng
hóa thì thông thờng giá cả, chất lợng và điều kiện giao hàng là những vấn đề đợc
bàn bạc nhiều nhất.
Mục đích đàm phán: Nói chung mục đích cuối cùng mà các nhà đàm
phán kinh doanh quốc tế đặt ra và phấn đấu đạt đợc là một hợp đồng mua bán
hàng hoá, dịch vụ hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, một dự án đầu t(dới
hình thức liên doanh, 100% vốn nớc ngoài., ODA )v.v mà hai bên có thể chấp
nhận đợc.
11
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Trong quá trình đàm phán, các nhà đàm phán cần phải bám sát đối tợng, nội
dung và mục đích đã đợc xác định, đồng thời nếu thấy điểm nào còn cha cụ thể
cần thảo luận để làm rõ thêm.
3. Các phơng thức và kiểu đàm phán
3.1.Phơng thức đàm phán
Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh quốc tế nói riêng, ngời ta
có thể sử dụng một trong ba phơng thức đàm phán: đàm phán qua th tín, qua điện
toại và gặp gỡ trực tiếp. Ngoài ra còn có các hình thức biến tớng nh qua telex,
telefax
3.1.1. Đàm phán qua th tín
Là phơng thức đợc sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Phơng thức này th-
ờng là sự khởi đầu và giúp cho viêc duy trì những giao dịch lâu dài. So với phơng
thức gặp gỡ trực tiếp, giao dịch qua th tín tiết kiệm đợc nhiều chi phí, các quyết
định đa ra thờng đợc cân nhắc kỹ càng và tranh thủ đợc nhiều ý kiến của tập thể.
Kể cả trờng hợp có thể đàm phán trực tiếp hay qua điện thoại ngời ta vẫn dùng
phơng thức th tín vì nó tạo ra nề nếp tốt trong quan hệ với bạn hàng. Giao dịch
qua th tín còn có u điểm là có thể giao dịch đồng thời với nhiều khách hàng;
trong soạn thảo th tín có điều khéo léo dấu dợc ý đồ thật của mình. Khi soạn thảo
th cần chú ý đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trơng và kiên nhẫn với các quy
định chuẩn mực. Th nên viết ngắn, rõ ràng, tránh sự hiểu lầm, chỉ đề cập một vấn
đề kinh doanh, và sử dụng thứ ngôn ngữ thuận tiện cho khách hàng. Nên kiên
nhẫn trả lời khách hàng mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều
th liên tiếp và nên giữ quan hệ thờng xuyên trong thời gian dài. Kinh nghiệm cho
thấy việc dùng th tín trong giao dịch dễ gây thiện cảm và nếu có giao dịch th tín
từ trớc dễ đợc u tiên hơn những khách hàng mới xuất hiện lần đầu. Tuy nhiên sử
dụng hình thức này cũng có nhợc điểm là chậm trễ, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết đợc
ý đồ thật của khách hàng và không ứng xử đợc kinh hoạt. Ngày nay, ngời ta dùng
hình thức th điện tử qua hệ thống Internet hoặc telefax sẽ khắc phục đợc sự chậm
trễ nói trên.
3.1.2 Đàm phán qua điện thoại
Trong điều kiện kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển nh hiện nay, giao dịch
qua điênh thoại cũng là một phơng htức đợc sử dụng phổ biến. Trao đổi qua điện
thoại đảm bảo tính khẩn trơng, đúng thời điểm cần thiết. Tuy vậy, việc trao đổi
qua điện thoại thờng bị hạn chế do cớc phí điện thoại khá cao nên không thể thảo
luận chi tiết mọi vấn đề. Mặt khác do không có gì làm bằng chứng cho các thoả
thuận qua điện thoại nên phơng thức này thờng chỉ đợc sử dụng trong những trờng
hợp cần thiết nh sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ chờ xác nhận một vài chi tiết
12
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
của hợp đồng. Bởi vậy, ngời ta còn sử dụng kết hợp việc giao dịch qua điện thoại
với việc dùng telefax.
3.1.3 Đàm phán trực tiếp
Hai phơng thức đàm phán nói trên có những u điểm nhất định, song nhiều
khi đàm phán theo hai phơng thức đó không đem lại kết quả nh mong muốn vì
các bên tham gia khó có thể giải thích cặn kẽ quan điểm của mình, cũng nh
không thể hiểu chính xác kỳ vọng của dối uác để có những nhân nhợng hợp lý.
Giao dịch đàm phán qua th tín hoặc qua điện thoại chỉ thích hợp với những hợp
đồng có quy mô nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với
nhau cề các điều kiện đa ra. Trao đổi qua th tín, điện thoại thờng đóng vai trò
khởi đầu cho giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp , đặc biệt là đối với
những hợp đồng lớn, có tính chất phức tạp, cần có sự thảo luận kỹ càng giữa
những các nên trớc khi đi đến ký kết chính thứ, việc gặp gỡ giữa các bên để trao
đổi các điều kiện đặt ra là phơng thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Trong quá
trình gặp gỡ, có thể tìm hiểu trực tiếp tâm lý và phản ứng của đối tác qua nhiều
dấu hiệu trên vẻ mặt, cử chỉ và có thể tác động đến quan điển và mong muốn
của đối tác qua nhiều cách thức cụ thể khác nhau, từ đó tạo điều kiện cho các bên
có thể giải thích cặn kẽ quan điển của mình và hiểu đợc quan điểm của đối tác,
trên cơ sở đó có thể tìm ra giải pháp tối u dung hoà lợi ích giữa các bên. Phơng
thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết những bất đồng và nhiều khi là
lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua th tín, điện thoại đã kéo dài quá
lâu không có kết quả.
Tuy nhiên, đây cũng là phơng thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất.
Đàm phán trực tiếp thờng tốn kém về các chi phí đi lại, đón tiếp. Nó đòi hỏi nhà
đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, tự
chủ, linh hoạt trong việc xử lý tình huống. Tổ chức đàm phán trực tiếp đòi hỏi
phải lựa chọn địa điểm đàm phán phù hợp và phải có phơng án tổ chức đàm
phán. Chủ nhà sẽ có nhiều thuận lợi nhng trách nhiệm cao hơn và phải có đức tính
hào hiệp. Còn khách tuy có bất lợi về môi trờng nhng lại có thể khai thác đợc lợi
thế khi trực tiếp thu thập thông tin ở nớc sở tại và có thể sử dụng các thủ thuật trì
hoãn tạm thời trong quá trình đàm phán. Nói chung, đàm phán trực tiếp đòi hỏi
tốn nhiều công sức, tiền bạc và thời gian của cả hai nên nên phải biết khai thác
triệt để hiệu quả của nó.
Các phơng thức đàm phán nói trên cần đợc sử dụng kết hợp và bổ sung cho
nhau. Khi mở đầu giao tiếp hoặc chuẩn bị đàm phán nên dìng phơng thức th tín,
khi cần xác nhận lại các chi tiết một các nhanh chóng và kịp thời nên dùng phơng
thức điện thoại, còn để đạt đợc kết quả và nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán
đã kéo dài nên dùng phơng thức trực tiếp.
13
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Kết thúc cuộc đàm phán thờng đi đến kết quả cuối cùng là một hợp đồng đ-
ợc ký kết. Hợp đồng đó có thể là hợp đồng bằng lời hoặc hợp đồng ký kết dới
dạng văn bản tuỳ thao yêu cầu của các bên tham gia. Đặc điểm của hai dạng hợp
đồng nói trên đã đợc tổng kết lại nh sau:
3.2 Kiểu đàm phán
Trong thực tế có nhiều kiểu (cách thức) đàm phán khác nhau với những kỹ
thuật khác nhau và đa lại kết quả khác nhau, ở đây, trên giác độ kết quả đàm phán
thu đợc có thể phân ra ba kiểu đàm phán nh sau:
3.2.1 Kiểu đàm phán Đợc-Đợc (hay Thắng-Thắng)
Là kiểu đàm phán thành công nhất, trong đó tất cả các bên đều thu đợc lợi
ích, tuỳ theo yêu cầu và mục đích của họ. Đây là sự gặp gỡ lợi ích trên cơ sở lòng
chân thành và trung thực. Các nên cùng nhau tìn ra và thừa nhận lợi ích chính
đáng của đối tác, không để họ bị thất vọng. Kiểu đàm phán này lấy sự hợp tác lâu
dài làm mục tiêu chính và nó sẽ đợc tiếp tục phát triển. Với kiểu đàm phán này,
việc ký kết và thực hiện hợp đồng đợc diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng,
phù hợp với mong muốn của hai bên, nó thể hiện sự tin cậy và hiểu biết lẫn nhau
cũng nh phản ánh tiêu chuẩn mới của đạo đức kinh doanh.
3.2.2 Kểu đàm phán Đợc-Mất (hay Thắng-Thua)
Theo kiểu đàm phán này, ngời ta quan niệm đàm phán nh một cuộc chiến.
Trong đó kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán là một bên đạt đợc toàn bộ lợi ích
nh yêu cầu đặt ra (thậm chí cao hơn cả yêu cầu ban đầu), còn bên đối tác hầu nh
không đạt đợc lợi ích nh mong muốn và chủ yếu chỉ là chấp nhận các điều kiện
của bên kia đa ra. Với kiểu đàm phán nh vậy, ngời ta không chú ý tới quá trình
thực hiện hợp đồng sau này nh thế nào và không xuất phát từ quan điểm hợp tác
giữa các bên. ở đây chứa đựng một sự bất bình đẳng, ép buộc, sự không trung
thực, lừa lọc lẫn nhau, tìm mọi cách đạt đợc lợi ích của mình, bất chấp lợi ích của
nhời khác. Với kết quả đàm phán này nó đã tiềm ẩn nguy cơ của sự trục trặc trong
việc thực hiện hợp đồng sau này.
3.2.3 Kiểu đàm phán Mất-Mất (hay Thua-Thua)
Kết quả của cuộc đàm phán kiểu này có thể nói là con số 0, thậm chí là số
âm. trờng hợp này không những làm mất thời gian đàm thoại và các khoản phí tổn
mà còn không đem lại lợi ích cho các nên tham gia, thậm chí có thể còn gây tổn
hại cho quan hệ giữa hai bên. Đây là trờng hợp đàm phán nằm ngoài mong muốn
của các bên tham gia đàm phán, tuy nhiên nó vẫn xảy ra hàng ngày với những
nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét