Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
2
on
ny c túm tt: Giỏo trỡnh khoa hc qun lý tp II, HKTQD,nh xut bn Khoa
hc & K thut 2002, tr.5-7.
Cụng tỏc t chc b mỏy qun lý l mt vn khụng quỏ khú nhng
cng khụng d i vi cỏc nh qun lý: khụng quỏ khú vỡ õy l mt cụng
vic c bn mang tớnh n nh tng i cao i vi mi t chc, khụng d vỡ
cỏc nh qun lý phi nm chc c tỡnh hỡnh ca t chc, phi bit phi hp
nhng chc nng chuyờn mụn khỏc nhau trong quỏ trỡnh trin khai cỏc k
hoch. Cụng tỏc t
chc b mỏy qun lý cú ý ngha c bit quan trng, quyt nh phn ln s
thnh bi ca t chc.
Trong xu hng ca c ch th trng luụn bin ng v cú s luõn
chuyn thng xuyờn. Vic thc hin cụng tỏc t chc b mỏy qun lý phi
luụn mang tớnh khoa hc, ng thi phi cú s sỏng to, linh hot cú kh
nng thớch nghi nhm ỏp ng, bt kp s thay i ca i tng qun lý cng
nh mụi trng c v quy mụ v mc phc tp.
3.Ni dung ca cụng tỏc t chc qun lý.
3.1. Quỏ trỡnh thc hin cụng tỏc t chc qun lý.
Cụng tỏc t chc qun lý l mt quỏ trỡnh liờn tc, xuyờn sut trong quỏ
trỡnh hot ng ca cụng ty t khi thnh lp v thng c thc hin qua cỏc
bc sau:
5
Nghiờn cu v d bỏo mụi trng
Phõn tớch mc tiờu chin lc ca
t chc hỡnh thnh nờn tp hp
chc nng, nhim v, cụng vic.
Xỏc nh con ngi, b phn, phõn
h, t chc thc hin cụng vic,
nhim v.chc nng
5
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
Nghiờn cu v d bỏo mụi trng.
Cụng vic ny c thc hin bi cỏc nh qun lý hoc cỏc chuyờn gia, h
tin hnh tỡm hiu v mụi trng v d bỏo xu th vn ng ca mụi trng
vi cỏc thụng tin t trong v ngoi t chc. Cỏc thụng tin ú phi y ,
chớnh xỏc v kp thi mi cú th xỏc nh c nhng c hi cng nh thỏch
thc m t chc ang phi i mt, t ú cú th a ra cỏc quyt nh
ỳng cho cỏc hot ng ca t chc, phỏt huy trit cỏc c hi, im mnh
ca t chc. ng thi tỡm ra nhng gii phỏp nhm gim bt s e do ca
mụi trng.
Phõn tớch mc tiờu chin lc ca t chc.
Bt u bng vic phõn tớch thc trng bờn trong v bờn ngoi t chc
cú c mt bc tranh tng th v t chc, hỡnh thnh nờn tp hp cỏc chc
nng, nhim v, cụng vic hay chớnh l tr li cỏc cõu hi: T chc nờn
hot ng trong lnh vc no? Mc tiờu, k vng trong mi lnh vc ú? Phõn
b cỏc ngun lc ra sao t c nhng mc tiờu ó ra? t ú xõy
dng mt t chc cú kh nng thc hin thnh cụng chin lc ca t
chc.
Xỏc nh con ngi, b phn, phõn h thc hin cụng vic, nhim v,
chc nng ca t chc.
Trong mi t chc con ngi l mt nhõn t quan trng thc hin mi
nhim v, lm nờn thnh cụng ca t chc. H l trung tõm ca mi hot
6
Trao ngun lc cho con ngi,cỏc
v trớ, cỏc phõn h, cỏc b phn
trong t chc hot ng
Xõy dng c ch phi hp cỏc
hot ng ca con ngi
6
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
ng. Vỡ vy cn phi xỏc nh cụng vic, nhim v, chc nng c th cho
tng ngi, tng b phn, phõn h trong t chc hay chớnh l hp nhúm cỏc
cụng vic cú mi quan h gn gi theo cỏch hp lý nht to nờn cỏc b
phn, t ú xỏc nh s ngi cn thit cho mi b phn ú. Xỏc nh giao
quyn quyt nh cho ai v ai s phi bỏo cỏo cho ai trong t chc. Cú s
ng viờn khuyn khớch nhm thu hỳt h hng hỏi theo ui mc tiờu. Nu
cn thit, cú th iu chnh c nhim v v hnh vi lm vic ca h phự
hp vi nhng ũi hi ca vic thc hin.
Trao ngun lc cho con ngi v cỏc v trớ.
cho ton b b mỏy ca cụng ty cú th hot ng thỡ mi con ngi, b
phn, phõn h u phi c trang b nhng ngun lc nh: ngun vt lc,
ti lc, nhõn lc, thụng tin v c quyn lc ra cỏc quyt nh phự hp vi
mi v trớ.
Xõy dng c ch phi hp cỏc hot ng ca con ngi.
Nhng hot ng trong quỏ trỡnh hot ng ca cụng ty u c thc
hin bi nhiu ngi, nhiu b phn trong mt t chc. phi hp cỏc hot
ng ú cn cú mt c ch phi hp v s qun lý ca t chc:
3.2. Yu t c bn ca c cu t chc
1
Khi xem xột c cu t chc cỏc nh nghiờn cu thng cp n nhng
yu t c bn sau:
Chuyờn mụn hoỏ cụng vic: c thc hin thụng qua vic phõn chia nhim
v phc tp thnh nhng hot ng n gin, d o to thc hin. Chuyờn
mụn hoỏ s to ra rt nhiu cỏc cụng vic khỏc nhau, mi ngi cú th la
chn cho mỡnh nhng cụng vic v v trớ phự hp vi kh nng v li ớch ca
mỡnh. Nh ú cú th to ra nng sut lao ng cao nhng nú cng cú th to
ra s nhm chỏn, thiu liờn kt trong cụng vic. Vỡ vy cn cú nhng gii
phỏp nhm a dng, phong phỳ hoỏ cụng vic.
7
7
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
1
on
ny c túm tt: Giỏo trỡnh khoa hc qun lý tp II, HKTQD,nh xut bn Khoa
hc & K thut 2002, tr.8-48.
8
8
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
Vic phõn chia t chc thnh nhng b phn: Trong t chc bao gm nhiu
hot ng vi nhng cụng vic c th. Vic hp nhúm cỏc cụng vic cú tớnh
cht tng ng thnh cỏc b phn hay chớnh l quỏ trỡnh chuyờn mụn hoỏ v
hp nhúm chc nng qun lý mang tớnh c lp tng i thc hin nhng
hot ng nht nh. Nu khụng bit phõn chia t chc thnh cỏc b phn thỡ
cụng vic qun lý s gp khú khn, dn ti s hn ch v quy mụ t chc.
Vic phõn chia t chc thnh cỏc b phn s lm xut hin cỏc mụ hỡnh t
chc: Mụ hỡnh t chc n gin, mụ hỡnh t chc theo chc nng, mụ hỡnh t
chc theo sn phm, mụ hỡnh t chc theo a d, mụ hỡnh t chc theo n
v chin lc, mụ hỡnh t chc theo quỏ trỡnh, mụ hỡnh t chc theo cỏc dch
v h tr, mụ hỡnh t chc ma trn. Tu theo c cu t chc ca cụng ty
la chn mụ hỡnh t chc cho thớch hp.
Mi quan h quyn hn trong t chc: Khi cỏc b phn trong t
chc c hỡnh thnh thỡ mi b phn ú gn lin vi mt v trớ v c giao
cho ngi no ú nm gi, mi v trớ ú phi c trao quyn hn v h phi
chu trỏch nhim hon thnh cụng vic c phõn cụng. Quyn hn l si
dõy liờn kt cỏc b phn trong t vi nhau, l phng tin m nh ú cỏc b
phn hot ng c t di s ch huy ca mt nh qun lý, v s phi hp
gia cỏc b phn c nõng cp dn, l cụng c nh qun lý cú th thc
hin quyn t ch v to ra mụi trng thun li cho vic thc hin nhim v
ca tng ngi. Trong t chc thng s dng cỏc loi quyn hn:
o Quyn hn trc tuyn: cho phộp ngi qun lý ra quyt nh v giỏm sỏt trc
tip i vi cp di v nhn s bỏo cỏo t h.
o Quyn hi tham mu: õy l cụng vic ca cỏc c vn nhm a ra cỏc ý kin
t vn cho nhng ngi qun lý. Nhng quyn hn tham mu khụng c
vt quỏ trỏch nhim ca cỏc nh c vn.
o Quyn hn chc nng: l quyn trao cho cỏc cỏ nhõn hay b phn c ra
quyt nh v kim soỏt nhng hnh ng nht nh ca cỏc b phn khỏc.
Cp qun lý, tm qun lý:
9
9
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
Cp qun lý c gii hn bi s ngi, s b phn m nh qun lý cú th
kim soỏt cú hiu qu
Tm qun lý rng thỡ cn ớt cp qun lý cũn tm qun lý hp thỡ cn nhiu
cp qun lý. Tớnh phc tp ca hot ng qun lý cú mi quan h t l nghch.
Nu cụng vic qun lý n nh khụng phc tp thỡ tm qun lý cú th ln,
ngc li nu cụng vic qun lý thay i thng xuyờn, luụn cú s sỏng to
thỡ tm qun lý li nh.
Vic phõn b quyn hn gia cỏc cp qun lý: Trong mi t chc vic
phõn quyn cho cỏc b phn nh th no, tp trung hay phõn quyn?
Tp trung l trong t chc mi quyn ra quyt nh c tp trung vo
cp qun lý cao nht. Nu tp trung quỏ cao s lm gim cht lng ca cỏc
quyt nh mang tớnh chin lc.
Phõn quyn l xu hng phõn tỏn quyn ra quyt nh cho cỏc cp qun
lý thp hn trong h thng th bc. Nhng nguy c trong ú cú khi s dn n
s thiu nht quỏn trong qun lý, mt kh nng kim soỏt ca cp trờn.
Vỡ vy trong mi t chc nờn cú s kt hp hi ho gia tp trung v
phõn quyn nhm phỏt huy c ht nhng li ớch m nú mang li cho t
chc.
Phi hp cỏc b phn ca t chc: l quỏ trỡnh liờn kt cỏc hot ng riờng
r ca nhng con ngi, b phn, phõn h trong t chc nhm thc hin cú
kt qu v hiu qa cỏc mc tiờu chung ca t chc. Khụng cú phi hp, cong
ngi khụng th nhn thc c vai trũ ca mỡnh trong tng th.Cỏc nh
qun lý cho rng s t c s phi hp nu lm c nhng iu sau õy:
" Xõy dng c cỏc kờnh thụng tin ngang dc, lờn xung thụng sut gia
cỏc b phn v cỏc cp qun lý.
Duy trỡ c mi liờn h cụng vic gia cỏc b phn v trong mi b phn
riờng l.
Duy trỡ c mi liờn h gia t chc vi mụi trng trc tip v giỏn
tip."
10
10
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
3.3. Nhng yờu cu i vi c cu t chc.
1
Vic xõy dng v hon thin c cu t chc luụn phi m bo nhng yờu
cu sau:
'' m bo tớnh thng nht trong mc tiờu: Mt c cu t chc c coi
l cú kt qu nu nú cho phộp mi cỏ nhõn gúp phn cụng sc vo cỏc mc
tiờu ca t chc.
Tớnh ti u: Trong c cu t chc phi cú y cỏc phõn h, b phn,
con ngi thc hin cỏc hot ng cn thit. Gia cỏc b phn v cp t
chc u thit lp c nhng mi quan h hp lý vi s cp nh nht, nh
ú c cu s mang tớnh nng ng cao, luụn i sỏt v phc v mc ớch ra
ca t chc.
Tớnh tin cy: C cu t chc phi m bo tớnh chớnh xỏc, kp thi, y
ca cỏc thụng tin c s dng trong t chc, nh ú m bo phi hp tt
cỏc hot ng v nhim v ca tt c cỏc b phn ca t chc.
Tớnh linh hot: T chc thng c coi l mt h tnh, vỡ vy c cu t
chc phi cú kh nng thớch ng linh hot vi bt k tỡnh hung no xy ra
trong t chc cng nh ngoi mụi trng.
Tớnh hiu qu; c cu t chc phi m bo thc hin nhng mc tiờu ca
t chc vi chi phớ nh nht.''
4.Vai trũ ca cụng tỏc t chc b mỏy qun lý.
Cụng tỏc t chc b mỏy qun lý úng mt vai trũ then cht trong sut quỏ
trỡnh hot ng sn xut kinh doanh ca mi t chc:
Cú nhim v la chn ngnh ngh, lnh vc hot ng cng nh qun lý
1
on ny c túm tt,Giỏo trỡnh khoa hc qun lý II, HKTQD,nh xut bn Khoa
hc & K thut 2002, tr.50 - 51.
11
11
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
mi ngun lc ca t chc. a ra cỏc k hoch nhm phi hp, s dng hp
lý mi ngun lc ca t chc thnh mt chnh th thc hin mc tiờu ra
t hiu qu cao nht.
T chc qun lý cú vai trũ bin sc mnh ca nhiu ngi thnh sc mnh
chung ca t chc i ti mc tiờu. Nh C.Mỏc ó ch ra rng:"Mi lao
ng xó hi trc tip hoc lao ng chung khi thc hin trờn mt quy mụ
tng i ln, mc nhiu hay ớt u cn n qun lý". Cụng tỏc t chc
b mỏy qun lý thc hin phõn cụng lao ng mt cỏch khoa hc l c s
to ra nng sut lao ng cao cho t chc.
Vi s nng ng v linh hot ca mỡnh cụng tỏc t chc qun lý s to
cho t chc kh nng thớch nghi c vi mụi trng, nm bt, tn dng tt
cỏc c hi cng nh xỏc nh v loi b bt c nhng nh hng m t
chc gp phi.
T c cu b mỏy t chc cho phộp xỏc nh c cỏc nh qun lý, nhõn
viờn ang õu trong t chc, s gn bú gia cỏc b phn khỏc nhau v vi
ton b t chc nh th no. Nú l cụng c hu hiu loi b s mp m,
trn trỏnh trỏch nhim, thiu s trựng lp cụng vic, quyt nh khụng ỳng
ngi, ỳng vic. Bờn cnh ú cũn cú th xỏc nh c nhng im bt hp
lý cn phi hon thin, i mi ca t chc.
5. Nhng nguyờn tc t chc.
1
5.1. Nguyờn tc xỏc nh theo chc nng.
Mt v trớ cụng tỏc, mt b phn, cỏc hot ng, cỏc quyn hn c phõn
giao v cỏc mi liờn h thụng tin vi cỏc v trớ cụng tỏc hay b phn khỏc
c xỏc nh rừ rang theo cỏc kt qu mong i thỡ nhng ngi chu trỏch
nhim cng cú th úng gúp xng ỏng hn cho vic hon thnh mc tiờu a
t chc.
1
on ny c túm tt,Giỏo trỡnh khoa hc qun lý II, HKTQD,nh xut bn Khoa
hc & K thut 2002, tr.51 - 54
12
12
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
5.2. Nguyờn tỏc giao quyn theo kt qu mong mun
Vic giao quyn l trang b cho ngi qun lý mt cụng c thc hin
mc tiờu, do ú quyn c giao cho tng ngi phi tng xng vi nhim
v nhm m bo cho h kh nng thc hin.
5.3. Nguyờn tc bc thang.
Tuyn quyn hn t ngi qun lý cao nht trong t chc n mi v trớ
bờn di cng rừ rng thỡ cỏc v trớ chu trỏch nhim ra quyt nh s rnh
mch v cỏc quỏ trỡnh thụng tin trong t chcs cng cú hiu qu. Do vy vic
nhn thc y nguyờn tc ny l rt cn thit i vi mi t chc trong
vic phõn nh quyn hn mt cỏc ỳng n.
5.4. Nguyờn tc thng nht mnh lnh.
Ngha v c bn mang tớnh cỏ nhõn, quyn hn c giao bi nhiu ngi
cho mt ngi rt cú th dn ti mõu thun c v quyn hn ln trỏch nhim.
Vỡ vy trong t chc mi quan h trỡnh bỏo ca tng cp di lờn cp trờn
duy nht cng hon ho, thỡ mõu thun trong cỏc ch th s cng ớt v ý thc
trỏch nhim cỏ nhõn trc cỏc kt qu cui cựng cng ln.
5.5. Nguyờn tc quyn hn theo cp bc.
Vic duy trỡ s phõn quyn ó nh ũi hi cỏc quyt nh a ra trong
phm vi quyn hn ca ai thỡ phi c chớnh ngi ú a ra ch khụng
c y lờn cp trờn. T nguyờn tc ny cho thy ngi qun lý mong mun
giao phú quyn hn mt cỏch cú hiu qu, h phi m bo rng vic u
quyn l rừ rng i vi cp di, trỏnh ra quyt nh thay cho cp di.
5.6.Nguyờn tc tng xng gia quyn hn v trỏch nhim.
Quyn hn l mt quyn c th tin hnh cụng vic c giao, trỏch
nhim l ngha v phi hon thnh chỳng. Do vy v mt logic, ũi hi trỏch
nhim phi luụn tng xng vi trỏch nhim. Trỏch nhim v cỏc hnh ng
khụng th ln hn trỏch nhim nm trong quyn hn c giao, cỳng khụng
c nh hn. Nu trỏch nhim m nh hn quyn hn cn thit s lm cho
vic thc hin cụng vic mt i tớnh kh thi.
13
13
Chuyên đề thực tập Trơng Thị Thanh - QLKT35
5.7. Nguyờn tc v tớnh tuyt i trong trỏch nhim.
Cp di phi chu trỏch nhim trong vic thc hin nhim v trc cp
trờn tuyt i ca mỡnh khi m h ó chp nhn s phõn cụng v quyn hn
thc thi cụng vic. Cũn cp trờn cng phi chu trỏch nhim v cỏc hot ng
c thc hin bi cp di ca mỡnh.
5.8. Nguyờn tc qun lý s thay i.
m bo tớnh linh hot ca t chc cn a vo c cu cỏc bin phỏp,
cỏc k thut d oỏn, cú phn ng trc s thay i. T chc no c
xõy dng cng nhc, vi cỏc th tc quỏ phc tp hay vic cỏc tuyn phõn
chia quỏ vng chc, u cú nguy c khụng cú kh nng thớch nghi trc
nhng thỏch thc ca nhng thay i v kinh tờ, chớnh tr, xó hi, cụng ngh
v mụi trng.
5.9. Nguyờn tc cõn bng.
õy l nguyờn tc dnh cho mi lnh vc khoa hc cng nh mi chc
nng ca nh qun lý. Vic vn dng cỏc nguyờn tc ny hay bin phỏp phi
cõn i, phi cn c vo ton b kt qu ca c cu trong vic ỏp ng cỏc
mc tiờu ca t chc.
6. Nhng nhõn t nh hng ti cụng tỏc qun lý.
1
Trong quỏ trỡnh qun lý, hot ng sn xut kinh doanh ca bt k mt t
chc, doanh nghip no cng u mong mun phn u t mc tiờu ra vi
mt hiu qu cao nht. Nhng thc t thỡ quỏ trỡnh ú luụn chu nh hng
ca rt nhiu nhõn t. Vỡ vy vic xỏc nh c cỏc nhõn t nh hng l
mt yờu cu cp thit i vi mi t chc.
6.1.nh hng ca chin lc.
Chin lc v c cu b mỏy t chc l hai mt khụng th tỏch ri trong
s tn ti v phỏt trin ca mi t chc. C cu t chc l cụng c thc
hin mc tiờu chin lc, c cu t chc s phi thay i khi cú s thay i
ca chin lc.
1
on ny c túm tt,Giỏo trỡnh khoa hc qun lý, HKTQD,nh xut bn Khoa
hc & K thut 2002, tr.54 -59.
14
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét